- Ідентифікаційні дані клієнта
- Ім'я, документ, що посвідчує особу, та його копії, національний ідентифікаційний номер, контактні дані — усе, що служить для встановлення особи. Їх збирають тому, що закон вимагає ідентифікації та перевірки особи, а не тому, що їх зручно мати. Тому їм не місце в загальному месенджерному каналі: вони безпосередньо потрапляють у систему, яка зберігає їх у межах строку.Зберігання: Протягом активного періоду ділових відносин і п’ять років після їх припинення; п’ять років на паперовому носії, а надалі до п’яти років в електронному форматі, після чого їх знищують.ДжерелоЗакон № 308/2017, ст. 5 п. (2) літ. a), ст. 9 п. (2) і (6)
- Дані фактичного бенефіціара
- Хто фактично контролює клієнта — юридичну особу. Закон вимагає ідентифікації кінцевого бенефіціарного власника та заходів, заснованих на ризику, для перевірки його особи, включно з розумними заходами для розуміння структури власності та структури контролю. Це окрема класова категорія, тому що люди за фірмою не є клієнтами і, водночас, їхні персональні дані потрапляють у dossier.Зберігання: Такий самий строк, як у досьє клієнта: тривалість відносин плюс п’ять років; п’ять років на папері, потім до п’яти років в електронному вигляді.ДжерелоЗакон № 308/2017, ст. 5 п. (2) літ. b), ст. 9 п. (2) і (6)
- Платіжні дані та облік транзакцій
- Суми, календарні дати, контрагенти, рахунки, описи операцій. Це не «ідентифікаційні дані» — вони не кажуть, хто ця людина, — але кажуть, що вона зробила, і закон вимагає, щоб облік був достатнім для відтворення кожної діяльності або транзакції, так, щоб він міг слугувати доказом у процедурі. Практично: система, що підсумовує й відкидає деталі, не виконує вимогу; система, що зберігає все без строку, порушує її з іншого боку.Зберігання: П’ять років від припинення ділових відносин або від дати разових транзакцій; на вимогу Служби або наглядових органів строк може бути продовжено, але не більш ніж на п’ять років.ДжерелоЗакон № 308/2017, ст. 9 п. (1) і (2)
- Ділове листування і досьє заявки
- Повідомлення, запит, завантажені документи, внутрішні нотатки, що обґрунтовують рішення. Закон прямо називає їх: архів рахунків і первинних документів, ділове листування, результати проведених аналізів і досліджень щодо виявлення складних і неординарних транзакцій. Наслідок для каналу чату або для автоматичного агента полягає в тому, що транскрипт не є ефемерним: якщо він є частиною ділових відносин, він входить до того ж архіву і під той самий строк.Зберігання: Тривалість ділових відносин плюс п’ять років, з тим самим правилом зберігання (папір, потім електронно) і знищенням після закінчення строку.ДжерелоЗакон № 308/2017, ст. 9 п. (2) і (6)
- Технічний журнал доступу та аудиту
- Хто увійшов, що побачив, що змінив, з якої адреси. IP-адреса є персональними даними, тож журнал є обробкою сам по собі. Для частини, що документує діяльність або транзакцію, застосовується законний строк у п’ять років; для решти застосовується принцип обмеження, пов’язаного зі зберіганням — дані зберігаються у формі, що дає змогу ідентифікувати особу лише протягом строку, необхідного для мети. Я не знайшов акта, який би встановлював загальний строк для технічних журналів фінансової особи в Республіці Молдова: строк визначається оператором обґрунтовано і зазначається в обліку діяльностей з обробки.Зберігання: Не перевірено як загальний строк, встановлений законом. Його встановлює оператор обґрунтовано і зазначає в обліку операцій з обробки (Закон № 195/2024, ст. 30 ч. (1) п. f)); для журналів, що документують транзакції, застосовуються п'ять років із Закону № 308/2017, ст. 9 ч. (1).ДжерелоЗакон № 195/2024, ст. 5 п. (1) літ. e) і ст. 30 п. (1) літ. f); Закон № 308/2017, ст. 9 п. (1)
- Звітування до органу
- Спеціальні форми, передані Службі запобігання та боротьби з відмиванням коштів, і все, що документує факт їх передання. Цей клас має особливість, що змінює архітектуру: його існування не може бути розкрито клієнту або третім особам. У системі з історією, видимою клієнту, слід звітування має бути в окремій зоні, з окремими правами, а не лише прихованим на рівні інтерфейсу.Зберігання: Служба зберігає документи та інформацію, отримані на підставі закону, п’ять років. Для суб’єкта заборона розголошення діє до спливу строків із art. 9 п. (1) і (2).ДжерелоЗакон № 308/2017, ст. 9 п. (5) і ст. 12 п. (1)