- I dati di identificazione del cliente
- Nome, documento di identità e relative copie, numero di identificazione nazionale, dati di contatto — tutto ciò che serve a stabilire chi è la persona. Sono raccolti perché la legge impone l’identificazione e la verifica dell’identità, non perché sia comodo averli. Perciò non hanno posto in un canale di messaggistica generale: entrano direttamente nel sistema che li conserva nel rispetto del termine.Conservazione: Per tutta la durata attiva del rapporto d’affari e cinque anni dopo la sua cessazione; cinque anni su supporto cartaceo e, successivamente, fino a cinque anni in formato elettronico, dopo di che si distruggono.FonteLegge n. 308/2017, art. 5 para. (2) lett. a), art. 9 para. (2) e (6)
- I dati del beneficiario effettivo
- Chi controlla in realtà il cliente persona giuridica. La legge richiede l’identificazione del beneficiario effettivo e misure basate sul rischio per verificare la sua identità, comprese misure ragionevoli per comprendere la struttura della proprietà e la struttura di controllo. È una classe separata perché le persone dietro una società non sono clienti e, tuttavia, i loro dati personali finiscono nel dossier.Conservazione: Lo stesso termine del dossier cliente: durata del rapporto più cinque anni; cinque anni su carta, poi fino a cinque anni in formato elettronico.FonteLegge n. 308/2017, art. 5 para. (2) lett. b), art. 9 para. (2) e (6)
- I dati di pagamento e il registro delle transazioni
- Gli importi, le date di calendario, le controparti, i conti, le descrizioni delle operazioni. Non sono “dati identificativi” — non dicono chi sia la persona — ma dicono cosa ha fatto, e la legge richiede che la documentazione sia sufficiente per ricostruire ogni attività o transazione, in modo da poter servire come prova in una procedura. In pratica: un sistema che riassume e scarta il dettaglio non soddisfa il requisito; uno che conserva tutto, senza termine, lo viola dall'altro lato.Conservazione: Cinque anni dalla cessazione del rapporto d’affari o dalla data delle transazioni occasionali; su richiesta del Servizio o degli organi di vigilanza, il termine può essere prorogato, ma non oltre cinque anni.FonteLegge n. 308/2017, art. 9 par. (1) e (2)
- La corrispondenza commerciale e il dossier della domanda
- I messaggi, la richiesta, i documenti caricati, le note interne che motivano una decisione. La legge li nomina esplicitamente: l’archivio dei conti e dei documenti primari, la corrispondenza commerciale, i risultati delle analisi e delle ricerche effettuate riguardo all’identificazione delle operazioni complesse e non ordinarie. La conseguenza per un canale chat o per un agente automatico è che la trascrizione non è effimera: se fa parte del rapporto commerciale, entra nello stesso archivio e sotto lo stesso termine.Conservazione: Durata del rapporto d’affari più cinque anni, con la stessa regola di supporto (cartaceo, poi elettronico) e distruzione alla scadenza.FonteLegge n. 308/2017, art. 9 par. (2) e (6)
- Registro tecnico degli accessi e degli audit
- Chi si è autenticato, cosa ha visto, cosa ha modificato, da quale indirizzo. L’indirizzo IP è un dato personale, quindi il log è un trattamento in sé. Per la parte che documenta un’attività o una transazione, si applica il termine legale di cinque anni; per il resto, si applica il principio di limitazione della conservazione — i dati sono conservati in una forma che consente l’identificazione della persona solo per il periodo necessario alla finalità. Non ho trovato un atto che fissi un termine generale per i log tecnici di un’entità finanziaria della Repubblica di Moldova: il termine è stabilito in modo motivato dal titolare del trattamento e viene registrato nell’evidenza delle attività di trattamento.Conservazione: Neverificato come termine generale fissato dalla legge. È stabilito dall’operatore, motivatamente, e si dichiara nel registro delle attività di trattamento (Legge n. 195/2024, art. 30 para. (1) lett. f)); per i registri che documentano transazioni si applicano i cinque anni previsti dalla Legge n. 308/2017, art. 9 para. (1).FonteLegge n. 195/2024, art. 5 para. (1) lett. e) e art. 30 para. (1) lett. f); Legge n. 308/2017, art. 9 para. (1)
- Segnalazioni all’autorità
- I moduli speciali trasmessi al Servizio Prevenzione e Contrasto del Riciclaggio di Denaro e tutto ciò che documenta il fatto che siano stati trasmessi. Questa classe ha una particolarità che cambia l’architettura: la sua esistenza non può essere rivelata al cliente o a terzi. In un sistema con storico visibile al cliente, la traccia della segnalazione deve trovarsi in un’area separata, con diritti separati, non solo nascosta a livello di interfaccia.Conservazione: Il servizio conserva i documenti e le informazioni ottenuti in base alla legge per cinque anni. Per l’entità, il divieto di divulgazione dura fino alla scadenza dei termini di cui all’art. 9 para. (1) e (2).FonteLegge n. 308/2017, art. 9 par. (5) e art. 12 par. (1)