Soluzioni · Beauty & wellness
Colleghiamo l’assistente al vostro sistema di prenotazioni tramite sei strumenti che richiama durante la conversazione: i servizi con i prezzi reali, gli specialisti con le procedure di ciascuno, la disponibilità, la creazione, l’annullamento e lo spostamento di una prenotazione. La fonte di verità resta la vostra agenda; noi non ne teniamo una seconda.
Già costruitoConectorul e scris și rulat: 946 de linii în modulul de integrare cu sistemul de programări Altegio, cu șase unelte expuse agentului, fiecare cu termen propriu de execuție — 15 secunde pentru lista de servicii, 30 pentru disponibilitate, 20 pentru creare, anulare și mutare. Uneltele sunt legate în punctul unic de execuție al agentului, alături de celelalte 15 tipuri de unelte interne ale platformei. A doua implementare pe care ne sprijinim e platforma de asistenți în sine, în producție: canale cu cod propriu, bază de cunoștințe indexată și predare către om cu evidență în baza de date. Rezerva: conectorul e scris pentru un singur sistem de programări. Dacă salonul tău folosește altceva, prima etapă e o verificare de compatibilitate, nu o promisiune.
In un salone, quasi ogni messaggio ricevuto è la stessa conversazione in quattro battute: quali servizi avete, quanto costano, chi li esegue, quando è libero. Si ripete decine di volte al giorno, quasi sempre fuori orario o proprio quando l’amministratore ha le mani occupate. Un assistente che risponde alle prime tre domande e si ferma alla quarta non risolve nulla — la persona chiamerà comunque, e voi continuerete a pagare qualcuno per rispondere.
Per questo abbiamo costruito l’integrazione fino in fondo: l’agente non si limita a dire quali orari sono liberi, ma crea la prenotazione nel sistema del salone, la annulla e la sposta. La prenotazione si scrive direttamente nella vostra agenda, tramite l’interfaccia del sistema che già usate. Non teniamo da noi una seconda agenda che poi va conciliata con la prima — la fonte di verità resta una sola, perché due agende significano, prima o poi, due clienti alla stessa ora.
Il dettaglio pratico che fa la differenza tra un’integrazione che funziona e una che “dice sempre che non c’è posto” è una regola del sistema di prenotazioni, scritta così com’è nel nostro codice: il servizio e lo specialista viaggiano insieme. Se chiedete gli orari di uno specialista per un servizio che non esegue, ottenete zero risultati — non un errore, ma una risposta vuota, che sembra esattamente “non abbiamo posto”. Per questo lo strumento di disponibilità non restituisce “libero/occupato”: restituisce quali specialisti eseguono il servizio richiesto e le prime ore libere per ciascuno, ordinate per la più prossima, così che l’agente possa proporre un’alternativa concreta invece di chiudere la conversazione.
E la durata reale di una procedura è una seconda insidia della stessa famiglia: l’elenco globale dei servizi restituisce una durata vuota, e la durata vera appare solo quando si interroga filtrando per specialista. Senza questa correzione, l’agente propone orari che non entrano nell’agenda. Sono cose che non si scoprono dalla documentazione, ma dopo che l’integrazione ha lavorato su dati reali.
Cosa comprende
Il primo strumento restituisce i servizi attivi, con i prezzi reali della vostra agenda, filtrabili in base a una formulazione libera del cliente in romeno o russo, con i più adatti per primi. Tempo di esecuzione 15 secondi. Quando cambiate un prezzo nel sistema, l’agente lo comunica cambiato — non esiste un file presso di noi che resti indietro.
Lo strumento di disponibilità riceve il servizio — tramite identificatore o tramite il nome cercato — e, facoltativamente, lo specialista preferito, che viene messo per primo, ma con le alternative visualizzate. Il risultato è l’elenco degli specialisti che eseguono quel servizio e le prime ore libere per ciascuno, ordinate per la più prossima. Tempo: 30 secondi, perché la query raggiunge più punti.
Lo strumento di creazione riceve lo specialista, il servizio o i servizi, la data e l’ora, il telefono e il nome del cliente, opzionalmente l’e-mail, un commento e la durata. Il risultato è una prenotazione nell’agenda del salone, con identificatore. Da lì in poi essa vive nel vostro sistema, non presso di noi — l’amministratore la vede dove guarda di solito.
L’annullamento richiede l’identificatore della prenotazione e, opzionalmente, il motivo; lo spostamento cambia l’ora mantenendo la prenotazione. Senza questi due, qualsiasi integrazione di prenotazioni è a metà: i clienti annullano e spostano più spesso di quanto prenotano, e se l’agente non può, il lavoro torna all’umano proprio nel momento più fastidioso.
Il sesto strumento restituisce l’elenco degli specialisti con le procedure che ciascuno esegue e la durata di ogni procedura in minuti — si può filtrare per nome dello specialista o per servizio. È lo strumento che risponde a «chi fa la laminazione» e, più importante, è quello che dà all’agente la durata prima di proporre un orario. Dettaglio che si scopre solo nella pratica: la durata reale arriva solo quando si interroga filtrando per specialista; l’elenco globale lo restituisce vuoto.
Il token del partner è un’unica chiave, conservata nell’ambiente del server, mai nel database per strumento. Voi collegate il salone con l’identificatore della società, che viene convalidato prima di essere salvato: si richiede l’elenco pubblico dei servizi per quell’identificatore e si contano quanti sono. Se non risponde, l’integrazione non viene salvata — è meglio fallire in fase di connessione che davanti a un cliente.
Il filtro di sicurezza del fornitore risponde 403 a un identificatore cliente predefinito, quindi l’integrazione invia un identificatore proprio. È il tipo di dettaglio che, se non scoperto, produce giorni di ricerca della causa nel posto sbagliato — ed è scritto nel commento del codice proprio perché il prossimo non li perda più.
Il thread ha uno stato esplicito `bot` o `human`, il registro di presa in carico conosce la presa in carico da parte di un umano, il ritorno al bot e la riattivazione automatica, e il thread ha separatamente lo stato di rispetto del tempo di risposta. In un salone, i momenti che richiedono un umano sono prevedibili: il reclamo dopo una procedura, la richiesta di sconto, la domanda su un problema di pelle.
Non raccomanda trattamenti e non valuta un problema di pelle, capelli o unghie — nemmeno quando il cliente insiste, perché la risposta sarebbe un’affermazione sulla salute di qualcuno. Non negozia i prezzi e non concede sconti salvo che la regola sia scritta e verificabile. E non funziona a questo livello se il salone non ha un sistema di prenotazioni con interfaccia — allora prende la richiesta e la passa a un umano, il che è un lavoro diverso e va detto prima.
Traseul
La prima fase è una verifica, non una promessa: quale sistema usate, quale interfaccia pubblica ha, se risponde abbastanza rapidamente per una conversazione. Il connettore che abbiamo scritto è per un sistema specifico. Per un altro, consegniamo il risultato della verifica e la stima del lavoro, incluso quando la risposta è che non può funzionare al livello della prenotazione automatica.
La connessione si fa con l’identificatore della vostra società, convalidato sul momento contro l’interfaccia pubblica di prenotazione: si richiedono i servizi e si contano. Consegniamo l’integrazione collegata, con il numero di servizi letti — se il numero non corrisponde alla realtà del salone, si vede subito, non tra un mese.
I sei strumenti vengono allegati al tuo agente, non a tutti. Nel suo ruolo scriviamo esplicitamente cosa non gli è consentito: raccomandare trattamenti, valutare un problema medico, promettere un risultato, concedere uno sconto non confermato. Forniamo la configurazione dell’agente e l’elenco degli strumenti allegati.
Partiamo con il passaggio all’uomo configurato in modo ampio e con il registro delle interrogazioni attivato. Leggiamo le conversazioni dei primi giorni — lì si vedono le formulazioni locali che l’agente non associa ad alcun servizio. Forniamo il rapporto con le corrispondenze mancate e le correzioni effettuate.
I dati
Le regole cambiano da un settore all’altro. Queste sono quelle che si applicano in beauty & wellness.
Un caso
La situazione
Un assistente collegato al sistema di prenotazioni di un salone rispondeva correttamente a servizi e prezzi, ma alla domanda “quando è libero” restituiva, per determinate combinazioni, una risposta vuota. Non un errore — una risposta vuota, che nella conversazione appare esattamente come “non abbiamo posto”.
Cosa abbiamo costruito
La causa è una regola del sistema di prenotazioni: il servizio e lo specialista viaggiano insieme. Gli orari di uno specialista per un servizio che non esegue restituiscono zero risultati. Ho riscritto lo strumento di disponibilità per partire dal servizio, non dalla persona: restituisce gli specialisti che eseguono quel servizio e le prime ore libere per ciascuno, ordinate in base alla prima disponibilità, con lo specialista preferito messo per primo, ma con le alternative mantenute. Nella stessa fase ho corretto anche la durata delle procedure, che proviene vuota dall’elenco globale e diventa reale solo filtrata per specialista, e ho impostato un identificatore proprio del cliente, perché il filtro di sicurezza del fornitore risponde 403 a quello predefinito.
Cosa è emerso
La conversazione non si chiude più con «non è disponibile». L’agente propone un’alternativa concreta — un altro specialista, un’altra ora — e può creare, annullare o spostare la prenotazione nell’agenda del salone, che resta l’unica fonte di verità.
Cosa non dice il caso
Le correzioni sono specifiche del sistema di prenotazioni per cui è scritto il connettore. Per un altro sistema, le sue regole di campo sono diverse e si scoprono allo stesso modo: eseguendo sui dati reali, non leggendo la documentazione.
Domande
Prenota. Esiste uno strumento di creazione che scrive la prenotazione nel sistema del salone, con specialista, servizio, data, ora, telefono e nome, e restituisce l’identificatore della prenotazione. L’annullamento e lo spostamento sono anch’essi strumenti. Se un fornitore dice «prenota» ma non può annullare e spostare, l’integrazione è a metà.
Il motivo più frequente, nel sistema con cui lavoriamo, è che il servizio e lo specialista viaggiano insieme: se si chiedono gli orari di uno specialista per un servizio che non esegue, la risposta è zero risultati, non un errore. Per questo il nostro strumento di disponibilità parte dal servizio e restituisce gli specialisti che lo eseguono, con le prime ore libere di ciascuno. È una correzione scritta nel codice, non un’impostazione.
Cambia ciò che può fare l’agente: prende la richiesta completa — servizio, specialista preferito, intervallo, contatto — e la passa a una persona, invece di prenotare. È utile, ma è un altro lavoro e lo chiamiamo in modo diverso. Non vi vendiamo «prenotazione automatica» sopra un’agenda cartacea.
Sì, ed è il comportamento predefinito dello strumento: lo specialista preferito è messo per primo, ma le alternative vengono mostrate, con le prime ore libere per ciascuno, ordinate in base alla prima disponibilità. Un agente che risponde «non è disponibile» e tace perde esattamente il cliente che era pronto a venire.
Dallo strumento degli specialisti, che restituisce le procedure di ciascuno con la durata in minuti. Il dettaglio che conta: l’elenco globale dei servizi restituisce la durata vuota, mentre la durata reale compare solo filtrata per specialista. Senza questa correzione, l’agente proporrebbe orari che non entrano. È scritto nel codice perché l’abbiamo scoperto su dati reali.
Lo annota nella prenotazione, se glielo hai chiesto, e non dà alcun consiglio. Non valuta, non raccomanda un prodotto, non dice se la procedura è adatta — sarebbe un’affermazione sulla salute di una persona, fatta da un sistema automatico. Passa la conversazione a uno specialista. L’informazione scritta dal cliente appartiene a una categoria speciale e viene trattata come tale, anche per quanto riguarda il termine di conservazione.
L’errore è visibile e correggibile nello stesso punto in cui si è verificato: la prenotazione è nella tua agenda, e gli stessi strumenti possono annullarla o spostarla. La piattaforma conserva la traccia dell’esecuzione — quale strumento è stato chiamato, con quali parametri e con quale risultato — quindi si può ricostruire cosa è successo. In fase di configurazione stabiliamo cosa può fare da solo e cosa richiede la conferma di una persona, e questo si scrive, non si sottintende.
Solo se gliene date accesso, in modo esplicito. Gli strumenti collegati oggi coprono servizi, specialisti, disponibilità, creazione, annullamento e spostamento. La cronologia delle visite è un’altra categoria di dati, con altre conseguenze, e non si attiva per riflesso perché «è utile».
Su quelli su cui i suoi clienti scrivono già e che hanno un codice proprio nella piattaforma: Instagram Direct e Messenger — da dove proviene la maggior parte dei messaggi in un salone — Telegram, WhatsApp tramite Cloud API e il widget nella pagina. Gli strumenti di programmazione sono gli stessi su tutti; non esiste una versione più debole su un canale.
Raccontaci il tuo processo. Insieme stabiliamo cosa vale la pena costruire, cosa possiamo collegare e come verifichiamo il risultato.