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Può dire esattamente ciò che sa il sistema connesso, al momento della domanda. Se lo stato della consegna vive solo nella testa dell’autista e sulla carta nel vano portaoggetti, nessun assistente può leggerlo — può al massimo chiedere all’autista e tornare con la risposta. La differenza tra le due architetture è la prima decisione da prendere, prima di qualsiasi tecnologia.

Che sta parlando con un sistema automatico, se viene registrato — che viene registrato, e per quale scopo. La legge richiede che l’informativa sia fornita al momento dell’ottenimento dei dati, in una forma concisa, trasparente e facilmente accessibile. L’avviso entra nello scenario, in entrambi i sensi: l’autista chiamato da un agente ha il diritto di sapere con cosa sta parlando, esattamente come il cliente.

Il consenso non è l’unica base e, nel rapporto di lavoro, è la più fragile, perché si valuta se sia stato dato liberamente. La maggior parte delle aziende si basa sul legittimo interesse. Il prezzo di questa base è che l’autista può opporsi per motivi personali, e l’azienda deve dimostrare motivi legittimi e convincenti che prevalgano. Questo si prepara prima dell’installazione, non dopo la prima obiezione.

Tecnicamente sì — per questo la decisione deve essere presa esplicitamente e imposta a livello di sistema, non tramite l’istruzione del dispatcher. La minimizzazione richiesta dalla legge significa che i dati sono limitati a quanto necessario allo scopo: se lo scopo è sapere dove si trova il pacco, il numero personale dell’autista non è necessario a questo.

Solo se ha i dati reali. Le soglie sono fisse e si possono calcolare: 9 ore al giorno, 56 alla settimana, 90 in due settimane, pausa dopo 4 ore e mezza. Ciò che non si può calcolare senza una fonte è quante ore abbia guidato l’uomo ieri, e quella fonte è il tachigrafo o la registrazione scritta. Un pianificatore che riceve le ore a mano pianificherà su dati errati.

La registrazione del tempo di lavoro rimane, perché ha un termine proprio — almeno 12 mesi dall’ultima iscrizione nel testo del codice, almeno un anno nel regime europeo. Il resto — i contatti, le posizioni, le registrazioni — non ha un termine legale, quindi l’azienda deve stabilirlo da sola e poterlo giustificare tramite il principio della limitazione della conservazione. Un sistema che non ha il campo „fino a quando” lascia questa decisione non scritta.

Il regime cambia lungo il percorso. Oltre confine si applica l’AETR, e sul territorio dell’Unione le regole europee. La conseguenza per qualsiasi sistema: la corsa ha bisogno di un campo che dica sotto quale regime si trova, altrimenti i calcoli delle ore e i requisiti documentali sono o troppo permissivi, o inutilmente rigidi.

Nel regime europeo, no — i dati del tachigrafo vengono trattati esclusivamente allo scopo di verificare il rispetto delle regole sul tempo di guida, e gli Stati devono proteggerli contro altri utilizzi. Se vuole una valutazione del personale, essa ha bisogno di una fonte propria, di una base propria e di un’informativa propria, non di un export dall’apparecchio di controllo.

Da un unico luogo in cui la richiesta riceve un identificatore e uno stato. Non dall’assistente. Un assistente inserito sopra un processo senza stati risponderà cortesemente e perderà esattamente le stesse richieste che perde l’uomo, solo più in fretta.