- La registrazione del tempo di lavoro e di riposo (fogli di registrazione, carta tachigrafica)
- Le ore di guida, le pause e i riposi di ciascun membro dell’equipaggio. Quando il veicolo non ha ancora il tachigrafo, il registro si tiene per iscritto sul foglio di viaggio, con simboli grafici e con l’indicazione dei periodi di guida e di riposo. Sono dati su una persona, non su un veicolo: da essi si può ricostruire dove è stata e quanto ha lavorato.Conservazione: Almeno 12 mesi consecutivi dalla data dell’ultima iscrizione, nel testo del codice nazionale. In regime europeo, almeno un anno dall’uso, con l’obbligo di fornire al conducente copie su richiesta.FonteCodul transporturilor rutiere nr. 150/2014, art. 144 alin. (1)–(3); Regulamentul (UE) nr. 165/2014, art. 33 alin. (2)
- Cosa deve poter mostrare il conducente su strada
- Con tachigrafo analogico: i fogli del giorno in corso e quelli utilizzati negli ultimi 28 giorni, la carta del conducente se la possiede, più qualsiasi informazione registrata manualmente e qualsiasi documento stampato dello stesso periodo. Con tachigrafo digitale: la propria carta, le informazioni manuali e i documenti stampati del giorno in corso e degli ultimi 28 giorni. È una finestra mobile, non un archivio — ed è ciò che un sistema di flotta deve poter riprodurre in un formato presentabile.Conservazione: Giorno in corso più i 28 giorni precedenti, come obbligo di presentazione al controllo.FonteRegulamentul (UE) nr. 165/2014, art. 36 alin. (1)–(2)
- I dati di localizzazione della telematica
- La posizione del veicolo, la velocità, le soste, il percorso ricostruito. Sono dati personali dell'autista al volante in quel intervallo, perché lo rendono identificabile e descrivono dove si è trovato. Se da essi si costruiscono valutazioni del modo in cui guida o della sua performance, il trattamento diventa creazione di profili, con tutto ciò che ne consegue: informazione, base, diritto di opposizione.Conservazione: Senza termine proprio nella normativa sui trasporti. È stabilito dall’operatore e giustificato dal principio di limitazione della conservazione — il periodo non può superare quanto necessario allo scopo.FonteLegge n. 195/2024, art. 4 (le nozioni di «dati personali» e «creazione di profili»), art. 5 para. (1) lett. e), art. 21 para. (1); Regolamento (UE) n. 165/2014, art. 7 para. (2) primo trattino
- I dati di contatto del conducente e del subappaltatore
- Nome, numero di telefono, a volte numero personale. Sono i dati di una persona, non un campo di instradamento. La distinzione pratica: il numero della centrale appartiene all’azienda; il numero dell’autista appartiene all’autista. Un sistema che li tratta allo stesso modo finirà, prima o poi, per dettare il numero personale di una persona a un cliente sconosciuto al telefono.Conservazione: Quanto dura il rapporto di lavoro o il contratto, più quanto impongono gli obblighi fiscali e di archiviazione; non esiste un termine nella normativa sui trasporti.FonteLegge n. 195/2024, art. 4 (la nozione di «dati personali»), art. 5 para. (1) lett. c) ed e)
- Lettera di vettura e CMR
- Il documento di trasporto non è solo commerciale: su di esso compaiono il mittente, il destinatario e la persona che firma alla ricezione, con il nome e, spesso, con la firma. Quando viene digitalizzato — fotografia, scansione, modulo — si digitalizzano anche questi dati, insieme al luogo e al momento dello scarico.Conservazione: Senza termine proprio nel codice per la conservazione da parte dell’operatore; il documento si tiene a bordo per tutta la durata della corsa, e l’archiviazione segue le regole contabili e contrattuali.FonteCodice dei trasporti stradali n. 150/2014, art. 58 lett. b) e art. 59 lett. b)
- Le registrazioni delle chiamate di dispatch
- Se le chiamate ai clienti o agli autisti vengono registrate o trascritte, compaiono la registrazione vocale, il transcript, il numero del chiamante e dell’utente chiamato, il momento e la durata. La voce di una persona in una conversazione identificabile è un dato personale. Il fatto che l’interlocutore parli con un sistema automatico e che la chiamata venga registrata deve essere comunicato all’inizio della chiamata, in entrambi i sensi — sia al cliente, sia all’autista.Conservazione: È stabilito dall’operatore; non esiste un termine legale nella normativa sui trasporti. Si indica nell’informativa pubblicata, non si lascia al valore predefinito del programma.FonteLegge n. 195/2024, art. 12 para. (1) e art. 13 para. (1)–(2) (informazione al momento della raccolta), art. 5 para. (1) lett. e)