- Zamówienie i dane dostawy
- Nazwa, telefon, pełny adres, piętro, kod do domofonu, uwagi dla kuriera. Podstawą jest wykonanie umowy albo działania podjęte na żądanie osoby przed zawarciem umowy, więc część prawna jest prosta. Trudna część to zasada minimalizacji: dane muszą być adekwatne, istotne i ograniczone do tego, co jest niezbędne w odniesieniu do celu. Kod do domofonu ma cel, który wygasa w dniu dostawy; numer zamówienia ma cel, który trwa dłużej. Jeden wspólny tabelaryczny zbiór, w którym wszystkie pola mają ten sam okres życia, traktuje te dwie rzeczy tak samo, nie dlatego że prawo tego wymaga, lecz dlatego że nikt ich nie rozdzielił.Przechowywanie: Określona przez cel, z przewidywanymi terminami dla kategorii, które są wyraźnie ujęte w ewidencji czynności przetwarzania. Konkretnego terminu narzuconego przez obowiązki księgowe i archiwizacyjne dla dokumentów towarzyszących zamówieniu nie zweryfikowano w tym dossier — nie udało się otworzyć tych tekstów w dniu sprawdzania.ŹródłoUstawa 195/2024, art. 6 ust. (1) lit. b), art. 5 ust. (1) lit. c) i e), art. 30 ust. (1) lit. c) i f)
- Konto klienta i historia zamówień
- Dane logowania, zapisane adresy, lista poprzednich zamówień. To zestaw, który umożliwia powtórzenie zamówienia i jednocześnie zasila rekomendacje. Istotne rozróżnienie: przechowywanie historii, aby dana osoba mogła ją przejrzeć, jest kontynuacją relacji z nią; wykorzystywanie tej samej historii do oceny preferencji, zachowania lub sytuacji ekonomicznej jest tworzeniem profili w rozumieniu prawa, a więc innym celem, z własną informacją. Zgodność nowego celu ocenia się według wyraźnych kryteriów, w tym związku z celem pierwotnym, kontekstu relacji i możliwych konsekwencji dla osoby.Przechowywanie: Tak długo, jak konto jest aktywne i jak długo wymaga tego relacja umowna. Kryteria ustalenia okresu należy przekazać osobie w momencie zbierania danych, jeśli nie można wskazać dokładnego okresu.ŹródłoUstawa 195/2024, art. 4 (definicja „profilowanie”), art. 6 ust. (5), art. 13 ust. (2) lit. a), art. 5 ust. (1) lit. b)
- Porzucony koszyk
- Adres e-mail lub numer telefonu, wybrane produkty, moment przerwania, czasem identyfikator sesji łączący wpis z kolejnymi wizytami. To nie jest zamówienie ani konto; to samodzielne przetwarzanie, z własnym celem, które trzeba opisać w ewidencji z jego rzeczywistym celem. Gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes, informacja w momencie zbierania danych musi wskazywać, jakie prawnie uzasadnione interesy są realizowane — czyli sklep jest zobowiązany napisać słowami, dlaczego przechowuje adres osoby, która nic nie kupiła.Przechowywanie: Krótka i jednoznaczna z natury celu: odzyskanie intencji zakupu ma okno dni, nie lat. Termin ustala się i zapisuje; prawo sprzeciwu może go zakończyć w dowolnym momencie, a od tego momentu dane nie są już przetwarzane w tym celu.ŹródłoUstawa 195/2024, art. 6 ust. (1) lit. f), art. 13 ust. (1) lit. c) i d), art. 21 ust. (1)–(3), art. 30 ust. (1) lit. b) i f)
- Identyfikatory online i etykiety śledzące
- Ciasteczka, identyfikatory urządzeń, piksele remarketingowe, synchronizowane listy odbiorców z platformami reklamowymi. Definicja ustawy wyraźnie obejmuje identyfikator online wśród elementów, za pomocą których osoba staje się możliwa do zidentyfikowania, więc dyskusja „to nie są dane osobowe, to tylko ciasteczka” kończy się na poziomie definicji. Co się dodaje: każda platforma, do której trafia lista, jest odbiorcą, a odbiorców lub kategorie odbiorców przekazuje się osobie w momencie zbierania, wraz z zamiarem przekazania do innego państwa oraz z gwarancjami, na których opiera się przekazanie.Przechowywanie: Określona przez deklarowany cel marketingowy i ograniczona cofnięciem zgody, które musi być tak samo łatwe jak jej udzielenie. Kategorie odbiorców i transfery są ujęte w ewidencji czynności przetwarzania.ŹródłoUstawa 195/2024, art. 4 (definicja „dane osobowe”), art. 7 ust. (3), art. 13 ust. (1) lit. e) i f), art. 30 ust. (1) lit. d) i e); Ustawa 284/2004, art. 10 ust. (2) lit. f)
- Wątek rozmowy z klientem
- Wiadomości, za pomocą których negocjuje się rozmiar, wysyła zdjęcie wadliwego produktu, dyktuje adres, wyjaśnia, dla kogo jest prezent. Treść jest w dużej mierze taka sama jak w zamówieniu, ale z jedną istotną różnicą: to pole wolne, a w polu wolnym trafiają dane, o które nikt nie prosił, w tym, okazjonalnie, powody zdrowotne zwrotu. Miejscem nie jest sklep, lecz infrastruktura dostawcy kanału, często w innym państwie — więc dostawca jest podmiotem przetwarzającym i wymaga pisemnej umowy z przedmiotem, czasem trwania, charakterem, celem, rodzajem danych i kategoriami osób, których dane dotyczą, a miejsce przechowywania wchodzi w reżim transferów.Przechowywanie: W praktyce nieokreślone, ponieważ wątki pozostają w aplikacji. Właśnie dlatego termin trzeba ustalić wprost i zapisać w ewidencji, a nie zostawiać go zachowaniu domyślnemu aplikacji.ŹródłoLegea 195/2024, art. 28 alin. (3), art. 44 alin. (2), art. 9 alin. (1), art. 30 alin. (1) lit. f)
- Dokumentacja odstąpienia i zwrotu
- Oświadczenie o odstąpieniu od umowy lub wypełniony formularz standardowy, potwierdzenie odbioru przekazane na trwałym nośniku, dowód wysłania towaru, a czasami numer rachunku bankowego do zwrotu, gdy początkowej płatności nie da się odwrócić. Prawo wymaga, aby zwrot nastąpił w tej samej walucie i przy użyciu tych samych sposobów płatności, których użył konsument, chyba że wyraził on wyraźną zgodę na inny sposób — więc IBAN zebrany domyślnie, bez takiej zgody, jest zbiorem danych, który nie był potrzebny. Ciężar dowodu dotyczący skorzystania z prawa odstąpienia od umowy spoczywa na konsumencie, co sprawia, że potwierdzenie odbioru jest nie tylko uprzejmością, lecz także elementem dossier.Przechowywanie: Związana z okresem, w którym wzajemne obowiązki wynikające z odwołania mogą być kwestionowane. Przetwarzanie niezbędne do ustalenia, wykonywania lub obrony prawa w postępowaniu stanowi wyraźne ograniczenie prawa do usunięcia, więc termin uzasadnia się tym celem, a nie zwyczajem.ŹródłoCodul civil nr. 1107/2002, art. 1057 alin. (2), art. 1054 alin. (4), art. 1062 alin. (2); Legea 195/2024, art. 5 alin. (1) lit. c), art. 17 alin. (3) lit. e)