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Il fatto che un numero di telefono sia visibile pubblicamente non crea un fondamento di trattamento per un altro scopo. La chiamata commerciale è marketing diretto ai sensi della definizione di legge, e se il fondamento invocato è l’interesse legittimo dell’agenzia, questo deve essere effettivamente bilanciato con gli interessi e i diritti della persona, non presunto. Ciò che è indispensabile: il diritto di opposizione portato espressamente all’attenzione della persona al più tardi al primo contatto, presentato in modo chiaro e separato; l’interruzione immediata del trattamento per tale scopo in caso di opposizione; e un registro delle opposizioni consultato prima della campagna successiva, non dopo il primo reclamo. Un annuncio di vendita è un invito da parte degli acquirenti, non delle agenzie.

La pubblicazione deve avere un fondamento, e il più pulito è il mandato stesso — se il mandato indica cosa viene fotografato, cosa viene pubblicato e su quali canali, la pubblicazione rientra nell’esecuzione del contratto. Se il mandato tace, l’agenzia si basa su un’ipotesi. Separatamente dal fondamento resta il principio di minimizzazione: le fotografie che mostrano documenti, volti, oggetti che rivelano convinzioni o lo stato di salute di qualcuno della casa non sono necessarie per vendere l’appartamento. In pratica, la misura più efficace non è un modulo in più, ma una regola di fotografazione e una revisione prima della pubblicazione.

Dipende da quale dossier ha. Se c’è stato solo un rapporto commerciale — visite, un brief, corrispondenza — e il fondamento è stato il contratto o il consenso revocato, i dati vengono cancellati senza ritardi ingiustificati. Se è stato aperto un dossier di cautela perché l’agenzia ha assistito una transazione, il diritto alla cancellazione non si applica nella misura in cui il trattamento è necessario per adempiere a un obbligo legale, e il termine di tale obbligo è di cinque anni dalla cessazione del rapporto. La risposta corretta è quindi parziale e deve essere motivata, entro un massimo di un mese dalla richiesta, con la possibilità di proroga di due mesi e l’informazione della persona nel primo mese. Ciò presuppone che i due dossier siano separati nel sistema — se sono un unico tavolo, l’agenzia non può né cancellare né dimostrare perché non ha cancellato.

L’informazione dal catasto si ottiene tramite i servizi dell’istituzione che gestisce il registro, e l’accesso continuo al registro esiste come servizio con account e autenticazione. Non è una banca dati aperta da cui si compila automaticamente una scheda. Per un sistema informatico, la conseguenza pratica è che la verifica del proprietario è un passaggio tracciabile e con fondamento — si fa per uno specifico immobile, in un dossier specifico, e si annota —, non un arricchimento massivo dell’elenco degli indirizzi. Il testo consolidato della legge catastale non ha potuto essere aperto nel giorno della verifica, quindi qui non viene citato alcun articolo di essa: quanto affermato sopra si basa sull’elenco ufficiale degli atti e sulla pagina dei servizi dell’istituzione.

Può raccogliere ciò che dice l’acquirente, può proporre immobili che corrispondono ai criteri dichiarati e può passare a un agente. Ciò che non può fare è adottare da solo una decisione che incida sulla persona in misura significativa — il rifiuto di un cliente, il diniego di una visita, l’inserimento in una categoria che ne cambi il trattamento. La persona ha il diritto di non essere sottoposta a una simile decisione, e laddove si applichino le eccezioni, il titolare deve garantire almeno l’intervento umano, l’espressione del proprio punto di vista e la contestazione della decisione. Inoltre, l’esistenza di un processo decisionale automatizzato deve essere comunicata alla persona al momento della raccolta, insieme a informazioni pertinenti sulla logica utilizzata.

Non dipende dalle dimensioni, dipende da ciò che fate. Il regime di segnalazione si attiva nel periodo della partecipazione, per conto del cliente, a un'operazione immobiliare oppure nel periodo di prestazione dell'assistenza per la sua pianificazione o esecuzione. Un'agenzia che si limita a mettere in contatto le parti e si ritira prima dell'operazione si trova in una situazione diversa da una che assiste la vendita fino alla fine. Ciò che non dipende affatto dalle dimensioni: la supervisione del settore è affidata allo stesso Servizio per la Prevenzione e il Contrasto del Riciclaggio di Denaro, e la Valutazione nazionale dei rischi colloca gli agenti immobiliari al livello di vulnerabilità „Mediu-Sporit”, con l'uso del contante menzionato esplicitamente come problema del settore.

La registrazione è un trattamento autonomo e ha bisogno del proprio fondamento, distinto dal fatto che la chiamata abbia luogo. Se il fondamento è l’interesse legittimo, la persona ha il diritto di opporsi per motivi personali, e il trattamento si interrompe se l’agenzia non dimostra motivi legittimi e cogenti prevalenti. Indipendentemente dal fondamento, la persona deve essere informata al momento della raccolta sullo scopo, sul fondamento, sui destinatari e sul periodo di conservazione — oppure sui criteri con cui si stabilisce il periodo, quando non può essere indicato con precisione. Una centrale lasciata sull’impostazione predefinita non produce un periodo stabilito dal titolare, produce un periodo casuale.

Si stabilisce in base a chi decide le finalità e i mezzi del trattamento, non in base a come qualcuno si autodefinisce nelle condizioni d’uso. Un portale che ospita solo ciò che pubblica l’agenzia, su sua istruzione, è una persona autorizzata e richiede un contratto con oggetto, durata, natura, finalità, tipo di dati e categorie di interessati. Un portale che costruisce i propri prodotti dagli annunci — statistiche, raccomandazioni, profili di cercatori — decide finalità proprie ed è titolare su quella parte. La distinzione cambia chi risponde alla richiesta di un proprietario di cancellare le sue fotografie, motivo per cui merita di essere chiarita prima, non alla prima richiesta.

La domanda ha una parte giuridica e una di architettura, e la seconda risolve la prima. Giuridicamente, i dati appartengono all’agenzia in quanto titolare, mentre l’agente li tratta sotto la sua autorità; il titolare è obbligato ad adottare misure affinché le persone che agiscono sotto la sua autorità e hanno accesso ai dati non li trattino se non in base alle sue istruzioni. In pratica, se l’unica copia della relazione con il cliente sta nel telefono personale dell’agente, l’agenzia non può né impartire istruzioni, né cancellare, né rispondere a una richiesta di accesso. La protezione dei dati fin dalla progettazione richiede che, per impostazione predefinita, i dati non possano essere accessibili da un numero illimitato di persone senza intervento — e un telefono personale è esattamente l’opposto.