Rozwiązania · Nieruchomości

Spersonalizowani agenci AI dla nieruchomości.

Przepływ pracy zbudowany wokół konkretnego zadania. Niniejsza strona zestawia mechanikę usługi z zasadami obowiązującymi w nieruchomościach — bez udawania projektu, którego nie wykonaliśmy.

Omów swój scenariusz

Punkt wyjścia

Jak wyglądają nieruchomości przed jakimkolwiek oprogramowaniem

Towarem agencji nie jest mieszkanie, lecz ogłoszenie o nim — a ogłoszenie składa się ze zdjęć czyjegoś domu. Agent otrzymuje klucze, wchodzi sam do zamieszkaneого mieszkania i fotografuje pokoje takimi, jakie są: kuchnię z magnesami na lodówce, biurko z papierami, pokój dziecka z imieniem na drzwiach. Właściciel poprosił o sprzedaż mieszkania. Co dokładnie zgodził się opublikować, nigdy nie zostało omówione, bo nie wydawało się to potrzebną rozmową.

Nie istnieje jeden system, istnieją cztery miejsca, które się nie komunikują. Portale ogłoszeniowe, gdzie znajduje się wersja publiczna. Arkusz kalkulacyjny z nieruchomościami i telefonami. Wątek wiadomości z właścicielem i inny z każdym kupującym. I pamięć agenta, która jest zdecydowanie najbogatsza z tych czterech. Ta sama nieruchomość znajduje się jednocześnie w trzech agencjach, z trzema cenami i trzema opisami, a właściciel rozmawiał osobiście tylko z pierwszą.

Kupujący mówi wszystko w pierwszych minutach, bez pytania. Ile ma, skąd pochodzą pieniądze, czy to kredyt czy gotówka, czy to przeprowadzka po rozwodzie, ile dzieci, jaka szkoła, dlaczego się spieszy. Nic z tego nie trafia do formularza i właśnie dlatego nic nie ma podstawy pisemnej. Trafia do notatki, do wiadomości, do głowy. To najcenniejsza informacja handlowa w całej agencji i najmniej zarządzana.

Rejestru nieruchomości nie przegląda się. Informację z katastru uzyskuje się jako usługę, od instytucji prowadzącej rejestr, a ciągły dostęp do rejestru odbywa się przez konto, na platformie z uwierzytelnianiem. To rozróżnienie jest stale ignorowane w dyskusjach o „danych publicznych”: fakt, że nieruchomość istnieje i ma numer katastralny, nie czyni z nazwiska właściciela informacji, którą ktokolwiek zbiera samodzielnie, kiedy chce, w takim zakresie, w jakim chce.

W dniu, w którym agencja przechodzi od pokazywania mieszkań do asystowania przy transakcji, wchodzi w drugi reżim, z inną logiką niż ochrona danych. Tam obowiązkiem nie jest zbieranie mniej, lecz zbieranie więcej — tożsamości klienta, beneficjenta rzeczywistego, pochodzenia pieniędzy — oraz przechowywanie tego, co zebrano, przez lata po zakończeniu relacji. Te dwa reżimy nie są sprzeczne, ale ciągną w przeciwne strony, a system, który nie wie, który dossier jest którego rodzaju, narusza oba.

Pomiar, trzy drogi i ponowny pomiar

Regulile

Co obowiązuje w nieruchomościach, z artykułem, z którego pochodzi

Każda z poniższych zasad zawiera akt normatywny, który ją nakłada. Weryfikacja nie wymaga wiary na słowo.

Dane w nieruchomościach nie mają własnego wyjątku. Opierają się na ogólnych podstawach, wybieranych wprost

W ustawie nie ma kategorii „dane nieruchomościowe”. Są zwykłe dane osobowe, a każde przetwarzanie wymaga jednej z sześciu podstaw, wybranej przed zbieraniem, nie zbudowanej po fakcie. Relacja z właścicielem, który podpisał pełnomocnictwo, i z kupującym, który poprosił o oględziny, opiera się na wykonaniu umowy albo na działaniach podjętych na żądanie osoby przed zawarciem umowy. Zbieranie kontaktów z ogłoszeń publikowanych przez innych, prospecting i scoring kupujących nie opierają się na tym — wymagają uzasadnionego interesu, który trzeba wykazać, albo zgody. Dane muszą być zbierane w określonych, wyraźnych i legalnych celach i nie mogą być później przetwarzane w sposób z nimi niezgodny.

ŹródłoUstawa 195/2024, art. 6 ust. (1) lit. a), b) i f), art. 5 ust. (1) lit. b) i c), art. 5 ust. (2)

Agent nieruchomości jest podmiotem raportującym, ale tylko w czasie udziału w transakcji

Reżim przeciwdziałania praniu pieniędzy nie dotyczy agencji stale ani od momentu jej rejestracji. Podręcznik metodyczny Usługi wskazuje, że prawnicy, notariusze, księgowi, audytorzy i agenci nieruchomości stają się podmiotami reżimu raportowania tylko w okresie uczestnictwa, w imieniu klienta, w dowolnej transakcji finansowej i nieruchomościowej, albo w okresie udzielania pomocy w planowaniu lub przeprowadzeniu transakcji — sprzedaży-kupnie, darowiźnie, zarządzaniu środkami, nabyciu i sprzedaży. To rozróżnienie ma bezpośredni skutek w każdym systemie: akta otwarte dla osoby, która tylko obejrzała dwa mieszkania, nie są aktem należytej staranności i nie mogą być przechowywane tak, jakby były.

ŹródłoPodręcznik metodyczny Służby Zapobiegania i Zwalczania Prania Pieniędzy dla zawodów niefinansowych, pkt 65 (który cytuje art. 11 ustawy nr 308/2017)

To, co zbiera się na potrzeby należytej staranności, przechowuje się pięć lat, w tym kopie dokumentów tożsamości

Podmioty raportujące przechowują wszystkie dokumenty i informacje o klientach oraz beneficjentach rzeczywistych uzyskane w ramach środków należytej staranności — wprost w tym kopie dokumentów identyfikacyjnych, archiwum dokumentów pierwotnych, korespondencję biznesową — przez cały okres aktywnej relacji biznesowej i pięć lat po jej zakończeniu, albo po dacie transakcji okazjonalnych. Na wniosek Usługi termin może zostać przedłużony, ale nie o więcej niż kolejne pięć lat. W odniesieniu do tych danych prawo do usunięcia nie ma zastosowania w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do spełnienia obowiązku prawnego — co oznacza, że poprawna odpowiedź na żądanie usunięcia nie brzmi „tak” ani „nie”, lecz rozdzielenie między akta biznesowe a akta zgodności.

ŹródłoPodręcznik metodyczny Służby Zapobiegania i Zwalczania Prania Pieniędzy, pkt 68 i 69; ustawa 195/2024, art. 6 ust. (1) lit. c), art. 17 ust. (3) lit. b)

Nadzór nad sektorem jest bezpośrednio po stronie państwa, a sektor jest zaliczany do najbardziej podatnych

Dla adwokatów nadzoruje Związek Adwokatów, dla notariuszy Izba Notarialna, dla audytorów Rada Nadzoru Publicznego Audytu. W przypadku agentów nieruchomości nadzoruje sam Serwis Zapobiegania i Zwalczania Prania Pieniędzy, w granicach monitorowania przestrzegania przepisów w tej dziedzinie. A tabela podatności z Krajowej oceny ryzyka, odtworzona w podręczniku Serwisu, nadaje agentom nieruchomości poziom „Średnio-Zwiększony” — najwyższy spośród zawodów tam wymienionych, z wyraźnie zapisanymi powodami: wykorzystaniem gotówki w transakcjach nieruchomościowych i brakiem identyfikowania oraz zgłaszania podejrzanych transakcji.

ŹródłoPodręcznik metodyczny Służby Zapobiegania i Zwalczania Prania Pieniędzy, pkt 15 lit. f) i pkt 30

Raportowanie ma formularze i terminy, a jeden z nich mierzy się w godzinach

Są trzy typy raportowania, z różnym rytmem. Podejrzane transakcje zgłasza się na specjalnym formularzu w ciągu najwyżej dwudziestu czterech godzin od ustalenia okoliczności rodzących podejrzenie. Czynności lub transakcje gotówkowe na kwotę co najmniej stu tysięcy lei, jednorazowo albo w kilku operacjach, które wydają się ze sobą powiązane, zgłasza się miesięcznie. Transakcje przelewem na kwotę co najmniej pięciuset tysięcy lei zgłasza się do 15. dnia następnego miesiąca. Termin dwudziestu czterech godzin jest tym, który ma znaczenie przy projektowaniu systemu: to jedyny, którego nie da się spełnić procesem wykonywanym pod koniec miesiąca.

ŹródłoPodręcznik metodyczny Służby Zapobiegania i Zwalczania Prania Pieniędzy, pkt 64 lit. a)–c) i pkt 66

Informację z katastru się zamawia, a nie zbiera

Katastr nieruchomości jest regulowany własną ustawą, a rejestr prowadzi instytucja publiczna, której usługi obejmują wprost udostępnianie informacji z dziedziny katastru. Ciągły dostęp do rejestru istnieje jako osobna usługa, po uwierzytelnieniu. Nic z tego nie opisuje otwartego źródła, z którego agencja sama uzupełnia swoją bazę właścicieli. Konsekwencja dla każdego systemu zbudowanego dla agencji: weryfikacja właściciela jest czynnością pozostawiającą ślad, wykonywaną określonym kanałem, a nie automatycznym wzbogacaniem karty.

ŹródłoUstawa o katastrze nieruchomości nr 1543-XIII z 25.02.1998, wymieniona jako akt podstawowy na stronie „Legislația” Publicznej Instytucji Katastru Nieruchomości; strona usług tej samej instytucji („Usługi udostępniania informacji z zakresu katastru nieruchomości”; „Aktywny dostęp do Rejestru Nieruchomości”, z uwierzytelnianiem)

Budynek ma własną ustawę, a dane mieszkańców nie należą do agencji

Kondominium jest regulowane odrębnie, przez Ustawę nr 187 z 14.07.2022, obecnie wskazaną jako akt podstawowy w tej dziedzinie. Dla agencji zarządzającej lub pośredniczącej w budynkach różnica, która ma znaczenie, polega na tym, że dane mieszkańców — listy, kontakty, zaległości, decyzje zebrania — należą do innej relacji niż pośrednictwo nieruchomości. Nie są dziedziczone wraz z umową zarządzania i nie mogą być ponownie wykorzystywane do prospectingu: dalsze przetwarzanie w innym celu jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest zgodne z celem pierwotnym, a zgodność ocenia się według związku między celami, kontekstu zbierania, charakteru danych i skutków dla osób.

ŹródłoUstawa o kondominium nr 187 z 14.07.2022, wymieniona na stronie „Legislația” Publicznej Instytucji Katastru Nieruchomości; Ustawa 195/2024, art. 5 ust. (1) lit. b), art. 6 ust. (5)

Prospecting właścicieli to marketing bezpośredni i kończy się na pierwszym sprzeciwie

Ustawa definiuje marketing bezpośredni jako komunikowanie, przez telefon, pocztę lub jakikolwiek inny środek bezpośredniej komunikacji, wiadomości reklamowych lub promujących towary bądź usługi, kierowanych do osób prywatnych. Telefon do właściciela, który sam zamieścił ogłoszenie, aby zaproponować mu usługi agencji, wchodzi dokładnie w tę definicję. Osoba ma prawo w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu w tym celu, w tym tworzeniu profili z nią związanych, a po sprzeciwie przetwarzanie w tym celu zostaje wstrzymane. O prawie trzeba wyraźnie poinformować najpóźniej przy pierwszej komunikacji, jasno i oddzielnie od wszelkich innych informacji — czyli w pierwszym telefonie, a nie w polityce na stronie.

ŹródłoUstawa 195/2024, art. 4 (definicja „marketing bezpośredni”), art. 21 ust. (2)–(4), art. 6 ust. (1) lit. f)

Mecanica

Co konkretnie robią indywidualnie dostosowani agenci AI

Te same możliwości, które są na stronie usługi, gdzie każdy ma swój plik i linię zaplecza.

Definiujemy, co znaczy „lepszy”, zanim porównamy cokolwiek

Zestaw przypadków z Twojej rzeczywistości, kryterium liczbowe i metoda normalizacji ustalone na piśmie. Dla mowy używamy wskaźnika błędu słowa z własnym normalizatorem; dla odpowiedzi tekstowych, zgodności ze schematem plus sprawdzenia zdrowego rozsądku plus podobieństwa do odpowiedzi referencyjnej. Bez tego kroku reszty pracy nikt nie może zweryfikować.

Uruchamiamy porównanie na identycznych danych, z przedziałem ufności

Te same zdania, ta sama maszyna, tylko jeden model załadowany naraz, każdy we własnym procesie. Raportujemy przedział ufności przez bootstrap i różnice parami, a nie tylko średnią — bo dwa modele mogą mieć różne średnie, a mimo to być statystycznie remisowe. Mieliśmy dokładnie taki przypadek: dwa systemy przy 66 z 66 porównań parami, czyli remis, mimo że tabela średnich sugerowała zwycięzcę.

Rozkładamy latencję na segmenty, które się sumują

W jednym przebiegu głosowym zmierzyliśmy osobno sześć segmentów — decyzję tury, rozpoznawanie mowy, bramkę, czas do pierwszego tekstu modelu, pierwszy blok syntezy, kolejkę i transport. Kontrola, która ma znaczenie: suma tych sześciu daje całkowity czas do pierwszego dźwięku z odchyleniem poniżej jednej milisekundy na każdej prawidłowej turze. Stąd widać, gdzie leży problem: w zmierzonym przypadku 68,7% czasu stanowiło oczekiwanie na pierwszy tekst od modelu, a nie rozpoznawanie mowy, które zajmowało 2,9%.

Wybieramy między konfiguracją, wyszukiwaniem w dokumentach i dostrajaniem

Wyszukiwanie w dokumentach jest zaimplementowane i działa: wyszukiwanie hybrydowe, 70% semantyczne i 30% dopasowanie słów, próg podobieństwa 0,70, pięć fragmentów na pytanie, z dziennikiem per zapytanie, który zachowuje wyniki i czasy. Dostrajanie proponujemy tylko z dowodem, że pierwsze dwie opcje nie wystarczają — oraz z budżetem i prawami na stole wcześniej, nie później.

Sprawdzamy prawa do korzystania z danych przed każdym trenowaniem

To nie formalność, to coś, co zatrzymuje projekty. Korpus 1.746 godzin rumuńskiego, który brałyśmy pod uwagę, okazał się objęty licencją niekomercyjną — a więc nieprzydatny do komercyjnego modelu. Zestaw 270.946 przykładów miał kod na licencji permisywnej, ale dane bez żadnej zadeklarowanej licencji. A polityka korzystania jednego dostawcy głosu wyraźnie zakazuje trenowania modelu na jego wyjściu. Każde źródło sprawdzamy na jego własnej stronie, a nie na podstawie tego, co napisano w artykule.

Trzymamy zużycie w budżecie na kluczu, nie na fakturze

Własny gateway z 44 skonfigurowanymi modelami, każdy z kosztem na token i limitem kontekstu w konfiguracji. Klucz projektu ma białą listę modeli, budżet i okres, i można go rotować, zachowując historię. Zużycie jest konsolidowane codziennie na użytkowniczka × klucz × model. Routing używa strategii „najmniej zajęty”, dwóch ponowień i maksymalnego czasu 120 sekund.

Usługa, szczegółowo

Dane

Co obejmuje każdy system w branży

Klasy danych, które posiadają nieruchomości, z podstawą przechowywania tam, gdzie ustawa ją podaje.

Dane właściciela i jego związek z nieruchomością: Nazwa, kontakt, pełnomocnictwo, akt własności, numer katastralny, akceptowana cena, powód sprzedaży. Numer katastralny to dane o rzeczy, ale w rękach agencji jest identyfikatorem łączącym osobę z adresem, więc nie może być traktowany jako informacja neutralna. Pełnomocnictwo to dokument, który mówi, co dokładnie agencja ma prawo robić w imieniu właściciela, a w praktyce jest też jedynym miejscem, gdzie można by zapisać, co się publikuje, a czego nie.Przechowywanie: Jak długo trwa mandat i okres, w którym transakcja może być jeszcze zakwestionowana, plus obowiązki księgowe. Dossier własności przechowywane po sprzedaży „dla historii” wymaga terminu zapisanego w rejestrze czynności przetwarzania, inaczej staje się archiwum bez podstawy.ŹródłoUstawa 195/2024, art. 6 ust. (1) lit. b), art. 5 ust. (1) lit. c) i e), art. 30 ust. (1) lit. c) i f)
Zdjęcia i nagrania z wnętrza lokalu: To materiał sprzedażowy, a jednocześnie obraz życia prywatnego niektórych osób, które często nadal tam mieszkają. Mogą zawierać twarze, dokumenty, przedmioty ujawniające przekonania religijne, przynależność, stan zdrowia kogoś z domu. Publikacja jest odrębnym celem od dokumentowania nieruchomości i musi być traktowana jako taka. Po umieszczeniu na portalach obrazy są przejmowane, powielane i indeksowane, a ich usunięcie nie zależy już od agencji — obowiązek podjęcia rozsądnych działań wobec innych administratorów jednak pozostaje po jej stronie.Przechowywanie: Związana z okresem trwania ogłoszenia i jego wycofaniem po sprzedaży. W praktyce: zapisany termin dla archiwum wewnętrznego i proces wycofania z kanałów zewnętrznych, ponieważ wygaśnięcie ogłoszenia na portalu nie jest usunięciem.ŹródłoUstawa 195/2024, art. 5 ust. (1) lit. b) i e), art. 6 ust. (1) lit. a) i b), art. 17 ust. (2)
Brief kupującego: Budżet, źródło pieniędzy, kredyt zatwierdzony czy nie, skład rodziny, powód przeprowadzki, pilność. To najbardziej handlowa informacja w agencji i najmniej sformalizowana: nie pochodzi z formularza, pochodzi z rozmowy. Gdy zawiera rzeczywisty powód przeprowadzki, może dotykać życia prywatnego w sposób znacznie wykraczający poza „preferencje wyszukiwania”. Osoba musi zostać poinformowana, w momencie zbierania, o celach, podstawie, odbiorcach, okresie przechowywania i prawach — także wtedy, gdy dane zostały wypowiedziane, a nie wpisane.Przechowywanie: Jak długo trwa poszukiwanie i krótki, zapisany okres po jego zakończeniu. Brief przechowywany latami „na wypadek, gdyby ktoś chciał sprzedać” to nowe przetwarzanie, z innym celem, które potrzebuje własnej podstawy.ŹródłoUstawa 195/2024, art. 13 ust. (1) i (2), art. 5 ust. (1) lit. c) i e), art. 6 ust. (1) lit. b)
Dossier prewencyjny dotyczący klienta: Kopia dokumentu tożsamości, dane beneficjenta rzeczywistego, przeprowadzone weryfikacje, korespondencja biznesowa, wyniki analiz dotyczących złożonych lub niestandardowych transakcji. To jedyna kategoria w agencji, której przechowywanie jest narzucone z zewnątrz i — nie bez powodu — także najbardziej wrażliwa na wycieki: kopia dowodu osobistego jest surowcem do oszustwa tożsamościowego. Przechowuje się ją oddzielnie od dossier handlowego, z ograniczonym dostępem, właśnie dlatego, że nie można jej usunąć na żądanie.Przechowywanie: Pięć lat od zakończenia relacji gospodarczej lub od daty transakcji okazjonalnej; przedłużalne na wniosek Służby, lecz nie o więcej niż kolejne pięć lat.ŹródłoPodręcznik metodyczny Służby Zapobiegania i Zwalczania Prania Pieniędzy, pkt 68 i 69; ustawa 195/2024, art. 6 ust. (1) lit. c), art. 32 ust. (1)
Dostęp fizyczny: klucze, harmonogram prezentacji, kto wchodzi i kiedy: Nie wygląda na dane osobowe i jest najkonkretniejszym ryzykiem w branży. Kto ma klucz, o której godzinie mieszkanie jest wolne, kiedy właściciel jest wyjechany, kto miał zaplanowane przyjście — połączone mówią o rodzinie dokładnie to, czego nie powinien wiedzieć obcy. Są też dane osobowe zaplanowanych kupujących. Obowiązek bezpieczeństwa mierzy się wagą konsekwencji, a tutaj konsekwencją nie jest grzywna, tylko puste mieszkanie o dziesiątej.Przechowywanie: Jak długo trwa mandat, plus krótki okres na dowód aktywności. Dziennik dostępu nie ma czego szukać w tym samym miejscu co ogłoszenie.ŹródłoUstawa 195/2024, art. 32 ust. (1) i (2), art. 5 ust. (1) lit. f), art. 25 ust. (2)
Wątek wiadomości, połączenia i kontakty z telefonu agenta: Największa baza danych agencji znajduje się w prywatnych telefonach osób agentkich, w trzech aplikacjach do komunikacji. Zawiera właścicieli, kupujących, rzeczywiste ceny, powody sprzedaży i zdjęcia. Nigdzie nie jest zadeklarowana, nie ma terminu i opuszcza firmę razem z osobą. Gdy dane przechodzą przez dostawcę kanału lub przez portal, ten jest podmiotem przetwarzającym albo samodzielnym operatorem, a rola jest ustalana według tego, kto decyduje o celach i środkach — nie według tego, co jest napisane w warunkach użytkowania.Przechowywanie: Nieokreślone w praktyce, a to właśnie jest problem. Termin można wpisać tylko wtedy, gdy wątek zostanie przeniesiony w miejsce firmy; na telefonie prywatnym termin brzmi: „do momentu zmiany telefonu”.ŹródłoUstawa 195/2024, art. 4 (definicje „administrator” i „podmiot przetwarzający”), art. 28 ust. (1) i (3), art. 26 ust. (1), art. 30 ust. (1) lit. d) i f)

Limbajul

Słowa, których używają tamtejsze osoby

Agent, który mówi „programowanie” tam, gdzie branża mówi inaczej, od razu brzmi jak obcy. Dlatego słownictwo wchodzi do konfiguracji, a nie do glosariusza na końcu.

Ogłoszenie: Jednostka pracy branży: jedna nieruchomość, jedna cena, zestaw zdjęć, telefon. To nie jest strona produktu — jest wycofywana, reaktywowana, dublowana w trzech agencjach i żyje równocześnie na portalach, które się nie synchronizują. Każdy system zbudowany dla jednej agencji ocenia się po tym, co robi, gdy to samo mieszkanie pojawia się trzy razy.
Exclusivitate: Porozumienie, na mocy którego właściciel współpracuje z jedną agencją. Całkowicie zmienia ekonomię: bez niego agent konkuruje z dwoma innymi o tę samą nieruchomość i jest opłacany tylko wtedy, gdy jest pierwszy. Wyjaśnia, dlaczego szybkość reakcji jest obsesją branży i dlaczego dane nigdy nie trafiają do wspólnego systemu.
Vizionare: Wizyta w nieruchomości, z terminem, kluczem i osobami spotykającymi się w zamieszkiwanym domu. To moment, w którym branża jednocześnie dotyka życia prywatnego właściciela i danych kupującego, oraz jedyny krok, którego nie da się wykonać online.
Numer katastralny: Identyfikator nieruchomości w rejestrze. To klucz, według którego prosi się o oficjalne informacje o nieruchomości. W bazie agencji działa jako element łączący osobę i adres, więc nie jest neutralnym kodem technicznym.
Wypis z rejestru nieruchomości: Dokument potwierdzający, kto jest właścicielem i jakie istnieją obciążenia. Uzyskuje się go jako usługę od instytucji prowadzącej rejestr, nie generuje się go. To też moment, w którym „wydaje mi się, że należy do niego” staje się „można wykazać, że należy do niego”.
Antecontract: Wstępne uzgodnienie, na mocy którego strony zobowiązują się do zawarcia umowy, zwykle połączone z kwotą wpłaconą z góry. To próg, od którego relacja staje się transakcją i od którego zmienia się też reżim zgodności agencji.
Condominiu: Forma prawna bloku z wieloma właścicielami, uregulowana własną ustawą. To słowo ma znaczenie, bo niesie ze sobą drugą grupę osób — lokatorów — których dane nie mają żadnego związku z pośrednictwem sprzedaży.
Beneficjent rzeczywisty: Osoba fizyczna stojąca za klientem będącym osobą prawną albo za układem w rodzaju administracji powierniczej. Termin pochodzi z reżimu przeciwdziałania praniu pieniędzy i jest powodem, dla którego pytania w aktach idą dalej niż dokument tożsamości osoby stojącej przed tobą.
Osoba eksponowana politycznie: Klient, który zajmuje albo zajmował ważne stanowisko publiczne, albo jest bliskim krewnym lub współpracownikiem takiej osoby. Status uruchamia wzmożone środki ostrożności, a przykłady z metodycznego podręcznika Służby dla tego sektora zaczynają się właśnie od członka rodziny takiej osoby.

Gdzie się psuje

Co idzie nie tak, gdy nieruchomości cyfryzują się w pośpiechu

Ogłoszenie mówi więcej niż zaakceptował właściciel

Pełnomocnictwo mówi o sprzedaży i prowizji. Zdjęcia trafiają na pięć portali, są przejmowane przez agregatory i indeksowane. Z pokoju dziecka widać nazwisko na drzwiach, z lodówki można odczytać plan leczenia. Nikt nie zdecydował się tego opublikować; opublikowało się, bo było w kadrze. Gdy właściciel żąda usunięcia, agencja odkrywa, że kontroluje tylko pierwsze z pięciu miejsc, a obowiązek podjęcia rozsądnych działań wobec pozostałych pozostaje po jej stronie.

Ta sama nieruchomość w trzech agencjach, tylko jeden poinformowany właściciel

Właściciel rozmawiał z pierwszą agencją. Pozostałe dwie przejęły ogłoszenie, przerobiły opis i podały własny telefon. Istnieją teraz trzej operatorzy przetwarzający dane tej samej osoby i tego samego mieszkania, z których dwóch nikogo o niczym nie poinformowało. Skutek widać późno i źle: właściciel odbiera telefony od kupujących wysłanych przez agencje, z którymi nigdy nie współpracował, a jego żądanie usunięcia trzeba powtórzyć trzy razy, do trzech firm, które się ze sobą nie znają.

Akta zgodności stają się archiwum agencji

Zaczyna się poprawnie: kopia dokumentu, weryfikacja beneficjenta rzeczywistego, jedna teczka. Potem teczka staje się miejscem, do którego trafia wszystko — także dla klientów, którzy nigdy nie doszli do transakcji i wobec których obowiązek nawet się nie uruchomił. Rezultatem jest archiwum kopii dowodów osobistych przechowywanych pięć lat dla osób, które tylko odwiedziły dwa mieszkania, czyli dokładnie połączenie dużej skali, dużej wrażliwości i braku podstawy. Rozdzielenie tych dwóch teczek nie jest biurokratycznym udoskonaleniem; to różnica między możliwością a niemożliwością odpowiedzi na żądanie usunięcia.

Klucz i harmonogram są traktowane jako logistyka, nie jako ryzyko

Kto ma klucz, kiedy mieszkanie jest wolne, kiedy właściciel jest poza domem — informacja krąży w wiadomościach, między zmieniającymi się agentami, czasem także do zewnętrznych współpracowników. Nie przypomina to bazy danych, więc nie trafia do żadnej oceny. Obowiązek bezpieczeństwa mierzy się jednak według ryzyka o różnym stopniu prawdopodobieństwa i powagi dla osób, a tutaj powaga jest maksymalna i oczywista. To jedyne miejsce w branży, gdzie wyciek danych nie powoduje kary, tylko włamanie.

Relacja z klientem należy do agenta, nie do agencji, i odchodzi razem z nim

Prywatny telefon, trzy aplikacje do komunikacji, kontakty zapisane z przezwiskami. Dopóki agent jest w firmie, wygląda to na najwydajniejszy możliwy system. W dniu odejścia agencja traci jednocześnie relację handlową i zdolność do wywiązywania się ze swoich obowiązków: nie może wykazać, jakie dane posiada, nie może ich usunąć na żądanie, nie może udowodnić, jakie instrukcje wydała. A zasada rozliczalności wymaga, by operator mógł wykazać zgodność, a nie tylko ją deklarować.

Pytania

Co ktoś z branży nieruchomości pyta, zanim kupi software

Czy możemy wziąć kontakty właścicieli z opublikowanych przez nich ogłoszeń i zadzwonić do nich z naszą ofertą?

Fakt, że numer telefonu jest publicznie widoczny, nie tworzy podstawy przetwarzania w innym celu. Połączenie handlowe jest marketingiem bezpośrednim w rozumieniu definicji z ustawy, a jeśli powołaną podstawą jest prawnie uzasadniony interes agencji, trzeba go rzeczywiście zważyć z interesami i prawami osoby, a nie zakładać. Co jest bezwzględnie konieczne: prawo sprzeciwu podane wyraźnie do wiadomości osoby najpóźniej przy pierwszej komunikacji, przedstawione jasno i oddzielnie; natychmiastowe zaprzestanie przetwarzania w tym celu po sprzeciwie; oraz ewidencja sprzeciwów, którą sprawdza się przed następną kampanią, a nie po pierwszej skardze. Ogłoszenie sprzedaży jest zaproszeniem od kupujących, nie od agencji.

Czy potrzebna jest zgoda właściciela, aby opublikować zdjęcia z wnętrza?

Publikacja musi mieć podstawę, a najczyściej wynika ona z samego pełnomocnictwa — jeśli pełnomocnictwo określa, co jest fotografowane, co jest publikowane i na jakich kanałach, publikacja mieści się w wykonaniu umowy. Jeśli pełnomocnictwo milczy, agencja opiera się na domniemaniu. Niezależnie od podstawy pozostaje zasada minimalizacji: zdjęcia pokazujące dokumenty, twarze, przedmioty ujawniające czyjeś przekonania albo stan zdrowia osoby z domu nie są potrzebne do sprzedaży mieszkania. W praktyce najskuteczniejszym środkiem nie jest dodatkowy formularz, lecz zasada fotografowania i przegląd przed publikacją.

Kupujący żąda, abyśmy usunęli jego dane. Usuwamy wszystko?

To zależy, jaki ma akta. Jeśli istniała wyłącznie relacja handlowa — oględziny, brief, korespondencja — a podstawą była umowa albo cofnięta zgoda, dane usuwa się bez nieuzasadnionej zwłoki. Jeśli otwarto akta ostrożnościowe, ponieważ agencja asystowała przy transakcji, prawo do usunięcia nie ma zastosowania w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, a okres tego obowiązku wynosi pięć lat od zakończenia relacji. Prawidłowa odpowiedź jest więc częściowa i trzeba ją uzasadnić, w terminie nie dłuższym niż miesiąc od żądania, z możliwością przedłużenia o dwa miesiące i poinformowaniem osoby w pierwszym miesiącu. To zakłada, że oba akta są oddzielne w systemie — jeśli są jedną tabelą, agencja nie może ani usunąć, ani wykazać, dlaczego nie usunęła.

Czy możemy sami sprawdzić, kto jest właścicielem, po adresie?

Informację z katastru uzyskuje się przez usługi instytucji prowadzącej rejestr, a stały dostęp do rejestru istnieje jako usługa z kontem i uwierzytelnieniem. To nie jest otwarta baza, z której automatycznie uzupełnia się kartę. Dla systemu informatycznego praktyczną konsekwencją jest to, że weryfikacja właściciela jest krokiem z śladem i z podstawą — wykonuje się ją dla konkretnej nieruchomości, w konkretnych aktach i odnotowuje —, a nie masowym wzbogacaniem listy adresów. Skonsolidowany tekst ustawy o katastrze nie mógł zostać otwarty w dniu weryfikacji, więc nie cytuje się tu żadnego artykułu z niej: to, co stwierdzono wyżej, opiera się na oficjalnej liście aktów i na stronie usług instytucji.

Czy automatyczny asystent może wstępnie kwalifikować kupujących?

Może zbierać to, co mówi kupujący, może proponować nieruchomości odpowiadające zadeklarowanym kryteriom i może przekazać sprawę agentowi. Nie może samodzielnie podjąć decyzji, która wpływa na osobę w istotnym stopniu — odrzucenia klienta, odmowy oględzin, umieszczenia w kategorii, która zmienia sposób traktowania. Osoba ma prawo nie podlegać takiej decyzji, a tam, gdzie stosują się wyjątki, administrator musi zapewnić co najmniej udział człowieka, możliwość przedstawienia swojego stanowiska i zakwestionowania decyzji. Ponadto istnienie zautomatyzowanego procesu decyzyjnego trzeba zakomunikować osobie przy zbieraniu danych, wraz z istotnymi informacjami o stosowanej logice.

Jesteśmy dwoma agentami. Czy dotyczą nas zasady zapobiegania praniu pieniędzy?

To nie zależy od wielkości, zależy od tego, co robicie. Reżim raportowania uruchamia się w okresie uczestniczenia, w imieniu klienta, w transakcji nieruchomościowej albo w okresie udzielania pomocy przy jej planowaniu lub przeprowadzaniu. Agencja, która tylko pośredniczy i wycofuje się przed transakcją, jest w innej sytuacji niż ta, która asystuje sprzedaży do końca. Co nie zależy od wielkości w ogóle: nadzór nad sektorem sprawuje sam Służba Zapobiegania i Zwalczania Prania Pieniędzy, a Krajowa ocena ryzyka klasyfikuje agentów nieruchomości na poziomie podatności „Średnio-Zwiększone”, z wyraźnym wskazaniem użycia gotówki jako problemu sektora.

Czy możemy nagrywać połączenia przychodzące z ogłoszeń?

Nagrywanie jest odrębnym przetwarzaniem i wymaga własnej podstawy, innej niż sam fakt, że połączenie ma miejsce. Jeśli podstawą jest prawnie uzasadniony interes, osoba ma prawo wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, a przetwarzanie ustaje, jeśli agencja nie wykaże nadrzędnych, prawnie uzasadnionych podstaw. Niezależnie od podstawy osobę trzeba poinformować w chwili zbierania danych o celu, podstawie, odbiorcach i okresie przechowywania — albo o kryteriach jego ustalania, gdy nie da się podać go dokładnie. Centrala pozostawiona na ustawieniu domyślnym nie daje okresu ustalonego przez administratora, tylko okres przypadkowy.

Czy portale z ogłoszeniami są podmiotami przetwarzającymi, czy samodzielnymi administratorami?

Se ustala, kto decyduje o celach i środkach przetwarzania, a nie według tego, jak ktoś sam się określa w warunkach korzystania. Portal, który tylko przechowuje to, co publikuje agencja, na jej polecenie, jest podmiotem przetwarzającym i wymaga umowy określającej przedmiot, czas trwania, charakter, cel, rodzaj danych oraz kategorie osób, których dane dotyczą. Portal, który buduje własne produkty z ogłoszeń — statystyki, rekomendacje, profile osób poszukujących — decyduje o własnych celach i w tej części jest administratorem. To rozróżnienie zmienia to, kto odpowiada na żądanie właściciela, aby usunąć jego zdjęcia, dlatego warto je wyjaśnić z góry, a nie przy pierwszym żądaniu.

Co robimy z bazą kontaktów, gdy odchodzi agent?

Pytanie ma część prawną i część architektoniczną, a druga rozwiązuje pierwszą. Z prawnego punktu widzenia dane należą do agencji jako administratora, a agent przetwarza je pod jej nadzorem; administrator jest zobowiązany wdrożyć środki, aby osoby działające pod jego nadzorem i mające dostęp do danych przetwarzały je wyłącznie na jego polecenie. W praktyce, jeśli jedyna kopia relacji z klientem znajduje się w prywatnym telefonie agenta, agencja nie może ani wydawać poleceń, ani usuwać danych, ani odpowiedzieć na wniosek o dostęp. Ochrona danych już na etapie projektowania wymaga, aby domyślnie dane nie były dostępne dla nieograniczonej liczby osób bez interwencji — a prywatny telefon jest dokładnym przeciwieństwem.

Czego nie możemy potwierdzićNie mamy żadnej dostarczonej realizacji w nieruchomościach. To nie jest pominięcie redakcyjne i nie zostanie naprawione na tej stronie: w naszym inwentarzu nie ma żadnego projektu nieruchomości, z którego moglibyśmy wyciągnąć przykład, liczbę albo własną lekcję, a niniejszy dossier opisuje branżę i prawo, które się do niej stosuje, a nie to, co my tam zrobiliśmy. To, co napisano wyżej, opiera się wyłącznie na aktach normatywnych i na dokumentach opublikowanych przez organy, które je stosują. Nie jesteśmy prawnikami, nie wydajemy opinii i nie zastępujemy doradztwa prawnego. Nie jesteśmy konsultantami ds. zgodności w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i nie projektujemy procedury należytej staranności agencji; to, co cytujemy tutaj z podręcznika metodycznego Służby, jest cytatem, a nie interpretacją. Nie udało nam się otworzyć pełnego tekstu Ustawy o katastrze nieruchomości nr 1543-XIII z 25.02.1998, Ustawy o kondominium nr 187 z 14.07.2022 oraz Ustawy nr 308/2017 — oficjalne źródło skonsolidowane zwróciło 403 w dniu weryfikacji, a wszystkie odsyłacze ze stron instytucji prowadzą właśnie tam. Te trzy akty są cytowane na poziomie aktu, z numerem, datą i tytułem potwierdzonymi na stronie organu, który je stosuje; żaden artykuł z nich nie jest cytowany jako tekst przeczytany przez nas, a tam, gdzie pojawiają się numery artykułów, są one cytowane tak, jak cytuje je Służba we własnym podręczniku. Nie zidentyfikowaliśmy, w oficjalnych otwartych listach z dnia weryfikacji, aktu, który regulowałby osobno zawód agenta nieruchomości — stwierdzamy tylko to, co widać w tych listach, a nie brak regulacji w ogóle. Nie wskazujemy żadnej agencji i nie publikujemy niczego o czyichkolwiek klientach.

Usługa, szczegółowo Co faktycznie zbudowaliśmy Wszystkie scenariusze

Usługa, zastosowanaNie dostarczyliśmy jeszcze dokładnie tej kombinacji. To, co przeczytałaś/przeczytałeś wyżej, to mechanika naszej usługi, weryfikowalna na jej stronie, zestawiona z zasadami, które nią rządzą imobiliare — każdy z artykułem, z którego pochodzi. To, co faktycznie zbudowaliśmy, znajduje się na stronie usługi i w portfolio.

Źródła 10 źródła · zweryfikowane dnia 2026-09-07

Co chcesz, żeby działało lepiej?

Opowiedz nam o swoim procesie. Wspólnie ustalimy, co warto zbudować, co da się połączyć i jak sprawdzimy wynik.

Porozmawiajmy