- Ewidencja czasu pracy i odpoczynku (arkusze rejestracyjne, karta tachograficzna)
- Godziny prowadzenia, przerwy i odpoczynki każdego członka załogi. Gdy pojazd nie ma jeszcze tachografu, ewidencję prowadzi się pisemnie na karcie drogowej, za pomocą symboli graficznych i z podaniem okresów prowadzenia i odpoczynku. Są to dane o osobie, a nie o pojeździe: na ich podstawie można odtworzyć, gdzie była i ile pracowała.Przechowywanie: Co najmniej 12 kolejnych miesięcy od daty ostatniego wpisu, w treści kodu krajowego. W reżimie europejskim, co najmniej jeden rok od użycia, z obowiązkiem przekazania kierowcy kopii na żądanie.ŹródłoCodul transporturilor rutiere nr. 150/2014, art. 144 alin. (1)–(3); Regulamentul (UE) nr. 165/2014, art. 33 alin. (2)
- Co kierowca musi móc okazać w drodze
- W przypadku tachografu analogowego: arkusze z bieżącego dnia i użyte w ostatnich 28 dniach, karta kierowcy, jeśli ją posiada, a także wszelkie informacje zapisane ręcznie i każdy wydrukowany dokument z tego samego okresu. W przypadku tachografu cyfrowego: własna karta, informacje ręczne i dokumenty wydrukowane z bieżącego dnia i z ostatnich 28 dni. To ruchome okno, nie archiwum — i właśnie to system floty musi umieć odtworzyć w prezentowalnym formacie.Przechowywanie: Zi bieżący plus 28 poprzednich dni, jako obowiązek stawienia się na kontrolę.ŹródłoRegulamentul (UE) nr. 165/2014, art. 36 alin. (1)–(2)
- Dane lokalizacyjne z telematyki
- Pozycja pojazdu, prędkość, zatrzymania, odtworzona trasa. Są to dane osobowe kierowcy znajdującego się za kierownicą w tym czasie, ponieważ czynią go możliwym do zidentyfikowania i opisują, gdzie się znajdował. Jeśli na ich podstawie budowane są oceny sposobu prowadzenia albo jego wydajności, przetwarzanie staje się profilowaniem, ze wszystkim, co z tego wynika: informowaniem, podstawą, prawem sprzeciwu.Przechowywanie: Brak własnego terminu w przepisach transportowych. Ustala go operator i uzasadnia zasadą ograniczenia związanej z przechowywaniem — okres nie może przekraczać tego, co jest niezbędne do celu.ŹródłoUstawa nr 195/2024, art. 4 (pojęcia „dane osobowe” i „tworzenie profili”), art. 5 ust. (1) lit. e), art. 21 ust. (1); Rozporządzenie (UE) nr 165/2014, art. 7 ust. (2) pierwsza myślnica
- Dane kontaktowe kierowcy i podwykonawcy
- Nazwisko, numer telefonu, czasem numer osobisty. To dane człowieka, a nie pole routingu. Praktyczne rozróżnienie: numer dyspozytorni należy do firmy; numer kierowcy należy do kierowcy. System, który traktuje je tak samo, prędzej czy później zacznie dyktować osobisty numer człowieka nieznanemu klientowi przez telefon.Przechowywanie: Jak długo trwa stosunek pracy lub umowa, plus to, czego wymagają obowiązki podatkowe i archiwizacyjne; w przepisach dotyczących transportu nie ma terminu.ŹródłoUstawa nr 195/2024, art. 4 (pojęcie „dane osobowe”), art. 5 ust. (1) lit. c) i e)
- List przewozowy i CMR
- Dokument transportowy nie jest tylko handlowy: widnieją na nim nadawca, odbiorca i osoba podpisująca przy odbiorze, z imieniem i często z podpisem. Gdy się go digitalizuje — fotografia, skan, formularz — digitalizuje się też te dane, wraz z miejscem i momentem rozładunku.Przechowywanie: Brak własnego terminu w kodeksie na przechowywanie przez operatora; dokument przechowuje się na pokładzie przez czas kursu, a archiwizacja podlega zasadom rachunkowym i umownym.ŹródłoKodeks transportu drogowego nr 150/2014, art. 58 lit. b) i art. 59 lit. b)
- Nagrania rozmów dyspozytorskich
- Jeśli połączenia do klientów lub kierowców są nagrywane albo transkrybowane, pojawia się nagranie głosu, transkrypt, numer osoby dzwoniącej i odbierającej, moment oraz czas trwania. Głos człowieka w identyfikowalnej rozmowie jest danymi osobowymi. Fakt, że rozmówca rozmawia z automatycznym systemem i że połączenie jest nagrywane, trzeba powiedzieć na początku połączenia, w obie strony — zarówno do klienta, jak i do kierowcy.Przechowywanie: Ustala go operator; w przepisach transportowych nie ma terminu ustawowego. Zapisuje się go w opublikowanej informacji, nie pozostawia na wartości domyślnej programu.ŹródłoUstawa nr 195/2024, art. 12 ust. (1) i art. 13 ust. (1)–(2) (informowanie w momencie zbierania), art. 5 ust. (1) lit. e)