- Os dados de identificação do cliente
- Nome, documento de identificação e cópias do mesmo, número de identificação nacional, dados de contacto — tudo o que serve para estabelecer quem é a pessoa. São recolhidos porque a lei impõe a identificação e a verificação da identidade, e não porque seja cómodo tê-los. Por isso, não têm lugar num canal de mensagens geral: entram diretamente no sistema que os conserva pelo prazo legal.Preservação: Durante a vigência da relação comercial e cinco anos após a sua cessação; cinco anos em suporte de papel e, posteriormente, até cinco anos em formato eletrónico, após o que são destruídos.FonteLei n.º 308/2017, art. 5 n.º (2) al. a), art. 9 n.º (2) e (6)
- Os dados do beneficiário efetivo
- Quem controla de facto o cliente pessoa coletiva. A lei exige a identificação do beneficiário efetivo e medidas baseadas no risco para verificar a sua identidade, incluindo medidas razoáveis para compreender a estrutura de propriedade e a estrutura de controlo. É uma classe separada porque as pessoas por detrás de uma empresa não são clientes e, ainda assim, os seus dados pessoais acabam no dossier.Preservação: O mesmo prazo que o dossier do cliente: duração da relação mais cinco anos; cinco anos em papel, depois até cinco anos em formato eletrónico.FonteLei n.º 308/2017, art. 5 n.º (2) al. b), art. 9 n.º (2) e (6)
- Os dados de pagamento e o registo das transações
- Os montantes, as datas, as contrapartes, as contas, as descrições das operações. Não são «dados de identificação» — não dizem quem é a pessoa — mas dizem o que fez, e a lei exige que o registo seja suficiente para reconstituir cada atividade ou transação, de modo a poder servir de prova num procedimento. Na prática: um sistema que resume e elimina o detalhe não cumpre a exigência; um que conserva tudo, sem prazo, viola-a do outro lado.Preservação: Cinco anos após o fim da relação comercial ou da data das transações ocasionais; a pedido do Serviço ou das autoridades de supervisão, o prazo pode ser prorrogado, mas não por mais de cinco anos.FonteLei n.º 308/2017, art. 9 n.ºs (1) e (2)
- A correspondência comercial e o dossiê do pedido
- As mensagens, o pedido, os documentos carregados, as notas internas que fundamentam uma decisão. A lei chama-lhes explicitamente: o arquivo das contas e dos documentos primários, a correspondência comercial, os resultados das análises e investigações efetuadas para identificar transações complexas e não ordinárias. A consequência para um canal de chat ou para um agente automático é que a transcrição não é efémera: se fizer parte da relação comercial, entra no mesmo arquivo e sob o mesmo prazo.Preservação: Duração da relação comercial mais cinco anos, com a mesma regra de suporte (papel, depois eletrónico) e destruição no termo.FonteLei n.º 308/2017, art. 9 n.ºs (2) e (6)
- Registo técnico de acesso e de auditoria
- Quem se autenticou, o que viu, o que alterou, a partir de que endereço. O endereço IP é um dado pessoal, logo o registo é um tratamento em si. Para a parte que documenta uma atividade ou uma transação, aplica-se o prazo legal de cinco anos; para o resto, aplica-se o princípio da limitação da conservação — os dados são mantidos numa forma que permita a identificação da pessoa apenas durante o período necessário para a finalidade. Não encontrei um ato que fixe um prazo geral para os registos técnicos de uma entidade financeira na República da Moldávia: o prazo é definido com fundamento pelo operador e é registado no inventário das atividades de tratamento.Preservação: Não verificado como prazo geral fixado por lei. É estabelecido, com fundamentação, pelo operador e declarado no registo das atividades de tratamento (Lei n.º 195/2024, art. 30 n.º (1) al. f)); para os registos que documentam transações aplicam-se os cinco anos da Lei n.º 308/2017, art. 9 n.º (1).FonteLei n.º 195/2024, art. 5 n.º (1) al. e) e art. 30 n.º (1) al. f); Lei n.º 308/2017, art. 9 n.º (1)
- Comunicações à autoridade
- Os formulários especiais enviados ao Serviço de Prevenção e Combate ao Branqueamento de Capitais e tudo o que documenta o facto de terem sido enviados. Esta classe tem uma particularidade que altera a arquitetura: a sua existência não pode ser revelada ao cliente ou a terceiros. Num sistema com histórico visível ao cliente, o registo da comunicação deve ficar numa zona separada, com direitos separados, e não apenas oculto ao nível da interface.Preservação: O serviço conserva os documentos e as informações obtidos ao abrigo da lei durante cinco anos. Para a entidade, a proibição de divulgação vigora até ao termo dos prazos do art. 9 para. (1) e (2).FonteLei n.º 308/2017, art. 9 n.º (5) e art. 12 n.º (1)