- Los datos de identificación del cliente
- El nombre, el documento de identidad y sus copias, el número de identificación nacional, los datos de contacto: todo lo que sirve para establecer quién es la persona. Se recogen porque la ley impone la identificación y la verificación de la identidad, no porque sea cómodo tenerlos. Por eso no tienen cabida en un canal de mensajería general: entran directamente en el sistema que los conserva con plazo.Conservación: Durante la relación comercial activa y cinco años después de su terminación; cinco años en papel y, posteriormente, hasta cinco años en formato electrónico, después de los cuales se destruyen.FuenteLey n.º 308/2017, art. 5 párr. (2) lit. a), art. 9 párr. (2) y (6)
- Los datos del beneficiario efectivo
- Quién controla en realidad al cliente persona jurídica. La ley exige la identificación del beneficiario efectivo y medidas basadas en el riesgo para verificar su identidad, incluidas medidas razonables para entender la estructura de propiedad y la estructura de control. Es una clase separada porque las personas detrás de una empresa no son clientes y, aun así, sus datos personales terminan en el dossier.Conservación: El mismo plazo que el expediente del cliente: duración de la relación más cinco años; cinco años en papel, luego hasta cinco años en formato electrónico.FuenteLey n.º 308/2017, art. 5 párr. (2) lit. b), art. 9 párr. (2) y (6)
- Los datos de pago y el registro de transacciones
- Las sumas, las fechas del calendario, las contrapartes, las cuentas, las descripciones de las operaciones. No son “datos de identificación” — no dicen quién es la persona — pero dicen qué hizo, y la ley exige que el registro sea suficiente para reconstruir cada actividad o transacción, de modo que pueda servir como prueba en un procedimiento. En la práctica: un sistema que resume y elimina el detalle no cumple el requisito; uno que lo guarda todo, sin plazo, lo incumple por el otro lado.Conservación: Cinco años desde la finalización de la relación de negocios o desde la fecha de las transacciones ocasionales; a solicitud del Servicio o de los órganos de supervisión, el plazo puede prorrogarse, pero no más de cinco años.FuenteLey n.º 308/2017, art. 9 párrs. (1) y (2)
- La correspondencia de negocios y el dossier de la solicitud
- Los mensajes, la solicitud, los documentos cargados, las notas internas que motivan una decisión. La ley los nombra explícitamente: el archivo de las cuentas y de los documentos primarios, la correspondencia comercial, los resultados de los análisis e investigaciones realizados sobre la identificación de transacciones complejas y no ordinarias. La consecuencia para un canal de chat o para un agente automático es que la transcripción no es efímera: si forma parte de la relación comercial, entra en el mismo archivo y bajo el mismo plazo.Conservación: La duración de la relación de negocios más cinco años, con la misma regla de soporte (papel, luego electrónico) y destrucción al expirar.FuenteLey n.º 308/2017, art. 9 párrs. (2) y (6)
- El registro técnico de acceso y de auditoría
- Quién se autenticó, qué vio, qué modificó, desde qué dirección. La dirección IP es dato personal, así que el registro es un tratamiento en sí mismo. Para la parte que documenta una actividad o una transacción, se aplica el plazo legal de cinco años; para el resto, se aplica el principio de limitación del almacenamiento —los datos se conservan en una forma que permite identificar a la persona solo durante el período necesario para la finalidad. No he encontrado un acto que fije un plazo general para los registros técnicos de una entidad financiera de la República de Moldavia: el plazo lo establece motivadamente el responsable y se consigna en el registro de actividades de tratamiento.Conservación: No verificado como plazo general fijado por ley. Lo establece el operador, de forma motivada, y se declara en el registro de actividades de tratamiento (Legea nr. 195/2024, art. 30 alin. (1) lit. f)); para los diarios que documentan transacciones se aplican los cinco años de la Legea nr. 308/2017, art. 9 alin. (1).FuenteLey n.º 195/2024, art. 5 párr. (1) lit. e) y art. 30 párr. (1) lit. f); Ley n.º 308/2017, art. 9 párr. (1)
- Las declaraciones ante la autoridad
- Los formularios especiales enviados al Servicio de Prevención y Lucha contra el Blanqueo de Capitales y todo lo que documenta el hecho de que han sido enviados. Esta clase tiene una particularidad que cambia la arquitectura: su existencia no puede ser revelada al cliente ni a terceros. En un sistema con historial visible para el cliente, la huella del reporte debe estar en una zona separada, con derechos separados, no solo ocultada a nivel de interfaz.Conservación: El servicio conserva los documentos y la información obtenidos con base en la ley durante cinco años. Para la entidad, la prohibición de divulgación dura hasta la expiración de los plazos del art. 9 apdo. (1) y (2).FuenteLey n.º 308/2017, art. 9 párr. (5) y art. 12 párr. (1)